Исполнительная документация и полное ведение объекта

Сметчики за всё ответят?

Специалистов сметно-договорного отдела (равно, как и бухгалтерию) часто нагружают выполнением несвойственных функций. А ведь основная задача сметчика – корректно составить смету в соответствии с законодательством и требованиями заказчика. Всё, что сверх этого – не является первоочередными задачами СДО. Тем не менее, реалии другие…

 «Мы должны или нам должны?»

Нередко специалистов СДО просят ответить на вопрос: «Кто сколько денег кому должен». И ответить на этот вопрос нужно не бухгалтерски, а управленчески. Это две большие разницы. И опытные руководители строительных компаний это понимают. В ответ на этот вопрос СДО может дать компетентную справку. Однако для её составления понадобится поднять условия договора.

Вот наглядный пример. Бухгалтер знает о том, что строительная компания получила от заказчика аванс на 300 000 рублей. А на 200 000 рублей закрыт первый акт КС-2. Следуя простой арифметической логике, получается, что денег от заказчика ждать не нужно. Ведь аванс получен, а акт закрыт только на часть полученной суммы.

А как же учёт условий договора? Как раз в СДО об этих условиях знают. Например, 1 000 000 рублей – это общая сумма сметы на строительство. Смета относится к конкретному договору подряда. В условиях договора указано, что аванс от заказчика зачитывается пропорционально выполненным работам. А размер страхового (гарантийного) удержания составляет 5%. Получается, что бухгалтерских данных маловато…

При пропорциональном зачёте аванса к сумме в 200 000 рублей (сумма первого акта КС-2) относится только 60 000 рублей от тех трёхсот тысяч, что перечислил заказчик. А ещё 5% от аванса 200 000 заказчик может удержать по условиям договора. Значит, в данном случае решение будет таким: 200 000 – 60 000 – 10 000. Если считать именно таким образом, то заказчик должен перечислить 130 000 рублей после подписания акта КС-2 на 200 000 рублей.  Совершенно другая картина…

Нужно вовремя сдать исполнительную документацию

И, как сейчас модно говорить, «вишенкой на торте» является составление исполнительной документации. На сегодняшний день и эта задача входит в компетенцию специалистов СДО. Хотя эта работа априори относится к задачам инженера планово-технического отдела.

Сметная программа и Excel не помогут…

Как бы там ни было, штатное расписание корректируется, затраты на оплату труда сотрудников «оптимизируются» — отсюда и несвойственные функции. И можно сколько угодно говорить о том, что всё это сложно и несправедливо, пытаться найти новое место работы и так далее. Но наиболее реально начать пользоваться специализированной компьютерной программой, которая поможет СДО выполнять названные (и многие другие) задачи оперативно, точно и в полном объёме. Ведь мир не замкнут только на сметные программы и Excel!

Решение

Наиболее функциональным и удачным решением является компьютерная программа «АЛТИУС – Исполнительная документация» (версия «ПРОФ» + Учёт договоров»).  Эта версия в полной мере способна справиться с возложенными на СДО задачами.

Основные возможности версии «ПРОФ + Учёт договоров» программы «АЛТИУС – Исполнительная документация»:

• Актуальный учёт договоров: графики авансирования, плановые и фактические оплаты, страховые (гарантийные) удержания, сроки выполнения работ.
• Импорт смет из любой сметной программы и автоматическое заполнение ИД.
• Контроль выполнения объёмов по смете.
• Ведение учёта взаиморасчётов с заказчиком и подрядчиком.
• Формирование актов «КС-2», «КС-3» с расчётом страховых удержаний и зачётом аванса. Автоматический расчёт суммы, которая ожидается от заказчика после подписания акта «КС-2».
• Ведение иерархии объекта. Например, микрорайон/корпус/этаж. Эта возможность позволяет группировать данные в нужном разрезе (допустим, собрать все сметы или акты «КС-2» только по всем вторым этажам).

Дополнительно стоит выделить и возможности версии «СТАНДАРТ» программы «АЛТИУС – Исполнительная документация». Они не менее актуальны для специалистов СДО, но будут полезны и сотрудникам отделов ПТО, ОМТС:

• Автоматическая взаимосвязь данных в «Общем журнале работ», в «Журнале входного контроля и учёта материалов», «Актах скрытых работ».
• Моментальная привязка паспортов к материалам.
• Автоматическое составление описи.
• Быстрая подготовка ИД: например, «Акт скрытых работ» составляется всего за 4 минуты.
• Автоматическая печать пачки документов с вложениями.

Это был краткий обзор компьютерной программы «АЛТИУС – Исполнительная документация», которая является отличным помощником для специалиста сметно-договорного отдела.

Посмотрите видео презентацию:

            Попробовать программу в деле, заказать консультацию вы можете на сайте группы компаний «АЛТИУС».